执行概要

再见，过期应收账款

几年前，我曾与一家公司合作，我认为这家公司的应收账款头寸很“普通”:

• 每月销售额125万美元，应收账款100万美元. 应收账款平均销售25天.
• 60,000美元的应收账款已超过发票日期90多天.

一年后，他们的平均成绩是:

• 每月销售额为1,300,000美元，或14天的应收账款销售额为625,000美元.
• 只有3000美元的应收账款超过了发票日期90多天.
• $45,000美元的旧应收款已转换为贸易票据，这些票据正如实地偿还，结余总额为39美元,000.

他们是怎么做到的?

在给出答案之前，我想建议一下 逾期收款是企业家面临的最常见和最严重的挫折之一也是最容易避免的.

在我的工作中 自由首席财务官在美国，我都数不清我见过多少应收账款变成坏账. 如果你做过任何规模的生意，你就会知道我在说什么.

每种情况都是不同的，但我发现了一个共同的模式:

1. 公司销售人员向客户推销产品时很少强调付款条件.
2. 公司提供产品或服务, 但是交付落后于计划或者最终产品没有达到客户的期望.
3. 客户扣留所有款项，直至产品或服务改善至完美为止.
4. 公司的管理层感到沮丧，因为客户用不付款来劫持他们，直到返工完成.
5. 公司和客户之间的语言很紧张.
6. 局势陷入相互不尊重的黑洞.
7. 原始发票在应收帐款老化表上开始过期.
8. 财务总监在月末财务审查时通知应收账款逾期，并通知管理层.
9. 管理层做了个鬼脸，说客户“不讲道理”,但他“非常有信心”他们“最终会付钱”.”

除非你所在的公司是排名前95%的公司, 这是一张你可以在睡梦中背给我听的清单.

为什么应收账款逾期是一个问题

逾期应收账款的实际成本和隐性成本令人震惊. 它们包括:

1. 管理时间和精力浪费在处理应收账款上的机会成本.
2. 与客户的商誉损失以及客户将: -不再购买. -在别人面前说公司的坏话.
3. 未付款期间用于资金运作的信贷利息费用.
4. 信用额度可能达到上限，从而造成现金短缺和额外的管理压力.
5. 支付给记账员发送对账单和修改发票的工资费用.
6. 首席财务官和年终财务报表审计员分析账户的可收款性.

这不是一个完整的列表. 通常源于应收账款冲突的消极和愤世嫉俗情绪会对管理层和公司的情绪产生真正的影响. 这种和其他无形资产的影响使得真正量化全部成本变得非常困难, 但这可能比大多数企业家想象的要高.

一定要这样吗?

打破循环

我的客户(以及一些与他们相似的中等规模公司)究竟是如何控制应收账款并使自己走上更好的道路的?

以下是打破这种恶性循环的6个步骤:

1. 实行存款模式的转变. 太多的公司和行业都抱着一种失败主义的态度，认为要求首付“在我的行业里永远行不通”.我不同意. 一个承包商告诉我，他们如何去参加一个建筑会议，并向其他承包商解释，他们要求在开始项目之前，所有工作都要支付10%的首付款. 他们的承包商朋友难以置信地看着他们，问道:“你们是怎么做到的?”

   他们的回复? “我们只是要求它.”

   这个概念听起来很简单, 但令我惊讶的是，有很多企业家没有看到预付定金在他们的行业中是如何发挥作用的. 首付款在会计中起作用, 建设, 零售, 医疗保健…几乎任何你能想到的情况. 但这需要一个致力于理念的管理团队和一个足够自信的销售团队来简单地“要钱”。.

   正确实施的首付款计划可以使应收账款变为负数. 是的，你没看错. 有许多企业收取的现金比他们提供的产品或服务要多. 客户的首付款作为一种信用额度，使公司保持现金盈余. 这是控制应收账款的极端情况，但在许多情况下并非遥不可及.

   作为奖励，首付要求可以帮助筛选那些最终可能不会付款的客户. 它还会让一个合格的客户“离开市场”，因为一旦人们写了一张小支票, 他们不太可能继续货比三家.

2. 创造一种解释术语的文化. 销售团队销售. 他们因销售而得到补偿. 通常情况下，补偿是基于已完成的交易(而不是交付或收款的销售额)。. 重点是让客户签字.

   然而, 强调确保销售可能会导致忽略了收款的关键:预先向客户解释付款期望.

   这不是一项简单、随意的任务. 它包括确保:

   1. 客户有支付能力.
   2. 控制客户资金的人知道这些条款，并与他们达成协议.
   3. 客户明白，除非条款得到满足，否则订单不会继续进行.

   众所周知，销售人员不擅长这些工作, 以至于让别人来处理这部分事务是有意义的. 然而，经验告诉我，销售人员这样做效果更好. 他们熟悉客户，最能找到合适的时机明确付款条件. 他们还可以在此过程中加强条款.

   管理层必须将这种期望根植于公司文化中，这种期望必须从销售经理一直传递到最新的销售实习生. 每个销售团队成员都需要忍受一点不经过讨论就成交的恐惧.

3. 紧急返工. 通常情况下，拒付的根源是客户的不满. 对于建筑等行业的公司来说尤其如此, 制造和定制零售. 正因为如此，避免逾期收款的一个关键方法是将返工视为近乎紧急的事情.

   这需要整个公司的文化转变，而不仅仅是销售团队. 例如, 在生产环境中, 车间主管和生产工人需要意识到返工工作优先. 整个车间的员工还需要明白，质量控制不仅仅是第一次就把事情做好，它还关系到获得报酬.

   我曾经与一家制造商合作，他们采用“停止印刷机”的方法进行返工. 当产品因任何原因被退回时，商店知道这个工作是第一个要重建的. 当客户看到努力使他们快乐，这有助于减轻不满意的痛苦. 额外的努力也缩短了客户得不到他们订购的产品或服务的时间. 两者都将对支付产生巨大影响.

4. 指派合适的人每天查看AR. 是的,每天. 令人惊讶的是，它不一定是簿记员、销售经理或所有者. 我曾与一家公司合作，这家公司有一个送货员，他承担了收款的角色，做得很好. 他会去见客户，与他们交谈，并收取逾期未付的款项.

   本文开头的客户有一个人，他的收集方法令人难以置信. 她每天都记录着有多少钱进了账，还有多少钱还没收. 她每天根据需要联系(主要是打电话)，以保持资金流动.

   我从她那里学到的另一件事是从慢付款人那里取钱的确切程序. 她会打电话给他们，只是聊天. 她问起他们和他们的生意，想知道事情进展如何. 最后(她慢慢地)，她会拿出他们的发票，问他们什么时候能付款. 总是, 他们会这样说, “嗯，我们有一个客户在周四和之后付钱, 我们会把支票寄出去.听到这样的评论后, 大多数人会顺其自然，希望支票能如约而至.

   不是她. 她做着一丝不苟的笔记，并会在他们说客户付钱的那天上门拜访. 如果他们的顾客还没有付款, 她第二天会再打来, 只是让客户遵守他们说过的.

   从本质上讲，人们确实希望遵守诺言, 她通过忠实地提醒他们的承诺来鼓励他们. 不断的跟进, 他们不仅支付了逾期的账单，而且经常在以后及时支付，以避免繁琐的手续.

   一个关键的观察:你必须找到客户沟通的“方式”. 有些客户通过电子邮件，有些通过电话，有些通过短信等方式工作. 不要犯错误，使用你公司喜欢的沟通方式，并期望客户做出回应.

5. 重新考虑提前付款条件. 如果你正确地完成了步骤1-4，也许你就不需要提前付款了. 然而, 根据我的经验, 如果客户在短时间内(通常是10天)付款，大多数成功的公司都会提供折扣。.

   这些折扣会对应收账款的日销售额产生巨大影响. 我在一开始提到的客户发现，如果在10天内付款，他们的应收账款在实施2%折扣后的几个月内下降了40%. 这让他的支票账户一次性增加了大约40万美元.

   如果你算一下, 在10天内付款的1%或2%的折扣对于提前几天有钱的你来说是一笔非常高昂的费用. 然而, 正如我们之前讨论过的, 逾期应收账款的成本也很高, 这就是为什么许多公司选择支付高昂的费用来完全避免它们的原因.

   我工作过的一个客户提供3%的折扣，如果客户在项目开始时全额付款. 如果它只是关于金钱的时间价值，那将是一个非常愚蠢的命题.

   但这不仅仅是钱的问题. 这家公司销售一种高度定制的产品, 当产品交付时，他们的客户总是至少有一个未满足的期望. 通过提前将现金回收排除在外, 它消除了因在返工阶段中途要求付款而损害客户关系的风险.

   一个相关但不同的方法是缩短发票到期日. 这个概念来自会计软件提供商Xero. 通过分析 客户发票数据, 他们发现，“付款期限较短的发票更有可能逾期, 但你还是会比给你三到四周的时间来付款更快地拿到钱.“以下图表总结了这一点:

   

   提醒一句:没有提前支付折扣的短到期日会让你看起来咄咄逼人和不合理, 特别是在某些行业. 当你决定截止日期时，考虑一下如果你收到了自己的发票，你会有什么感觉.

6. 使用商业票据. 通常情况下，非付费客户有现金流问题. 而不是通过无休止的电话或拜访来继续“白费口舌”, 当达到这一点时，通常最好的方法是切换到贸易票据(基本上是正式贷款)。.

   我想起我的一个客户，七年前有个客户欠他们10万美元. 我的客户同意了一项付款计划，而这家不付款的公司(后来倒闭了)的所有者直到今天还在继续削减余额. 通过每月小额付款, 再加上几笔更大的付款, 现在余额下降了20美元左右,000. 如果我的委托人催促他们立即支付全部款项或者威胁采取法律行动, 我猜这100美元的大部分,000英镑最终将被注销.

   This method was a tool my client in the opening example used to collect several large >90-day receivables. 他们将过期余额从应收帐款转移到应收票据，并开始收取适度的每月付款(通常在1美元左右),000元/月)，并附有合理的利息. 花了大约3年的时间才把余额减到0美元, 但最后, 几乎所有的东西都被收集起来了. 通过实施步骤1-5, 没有新的过期应收账款来代替已付的应收账款.

   以下是一些建立交易记录的建议:

   1. 如果可能的话，一定要亲自见面讨论并签署文件. 如果有必要的话，开车3个小时.
   2. 询问客户每月的付款金额. 把它们往上推一点，但不要太多. 他们必须有能力支付.
   3. 要求自动提款或预先授权的信用卡交易. The client has already proven they can’t send in a check; remove this roadblock for them.
   4. 收取(合理)利息. 如果这是一个症结, 如果他们在一年中忠实地支付，你可以每年同意将利息应用于本金余额. 不过，大多数企业对合理的利息收费都没有意见.
   5. 一定要带着签名的便条和一些钱离开会议. 即使是25美元，对客户来说，这笔交易也不是真实的，除非他们拿出现金. 很可能他们至少可以支付250或500美元, 甚至数额更大，这取决于逾期余额和公司规模.

消除逾期应收账款是一种心态

公司允许应收账款从漏洞中溜走是很常见的. 在某些情况下, 没有人认真地监控，甚至没有人真正关心应收账款余额. 如果有人关心(通常是主人)，他们会觉得(通常是正确的)他们是唯一关心的人.

这就引出了我的总结要点:组织中的每个人都需要了解和关心应收账款管理. 提醒员工，是客户而不是公司在给员工开工资，这是很有帮助的. 每个员工都必须清楚地了解他们的行为和客户及时付款之间的直接联系.

消除逾期应收账款的大多数步骤也与良好经营业务和公平尊重待人的步骤相一致. 因此，认真执行这些步骤不仅会减少应收账款，还会使你的公司处于有利地位.