软件即服务(SaaS)通过其可扩展性重塑了商业运作， 成本效益，并支持远程工作. 占 到2022年，云技术支出将达到4910亿美元的34%在美国，SaaS是全球云支出中最大的一部分. 但是实现SaaS解决方案(特别是从本地遗留系统迁移时)可能会给项目经理带来巨大的挑战, 包括计划外支出, 冗长的 实现时间，以及大型、高技能团队的编排.

随着SaaS的增长预计将继续，由 数字转换 计划和 人工智能发展 (流行的SaaS产品包括Open AI的ChatGPT和API, 例如), 了解SaaS实现项目中涉及的复杂性以及如何有效地解决它们是至关重要的.

本文介绍了其特点, 好处, 和风险, 以及必要的实施和变更管理策略, 成功地将SaaS集成到各种类型的业务中. 根据我在这类项目中的丰富经验, 我提供了真实世界的见解和示例来阐明通往成功的SaaS部署之路.

为什么SaaS?

SaaS是数字产品的变革性业务和分销模式. 它在2000年代中期开始出现显著增长, 随着Salesforce等大型SaaS公司的到来, 是谁推出了第一个主要的SaaS客户关系管理(CRM)解决方案, 和谷歌, 推出了谷歌应用套件(Google Apps).

真正的爆炸式增长发生在过去十年, 随着云存储的扩展和互联网连接的可靠性，基于云的服务变得更便宜, 更可行的, 对企业也很有吸引力. 远程工作 进一步推动了这种采用, 由于企业需要加快数字化转型的步伐，并响应对远程医疗等在线服务应用程序日益增长的需求, 电子学习, 和电子商务.

SaaS业务模式包含了几个对企业有利的关键特征:

• 市场定位: 该模型既适合个人消费者(B2C)，也适合企业(B2B)。.
• 按需访问: SaaS解决方案可以随时访问, 在任何地方, 通过互联网, 使它们适合具有远程或分散团队的公司.
• 标准化: 所有用户都访问相同版本的软件, 确保整个组织的数据和功能的一致性.
• 主机: SaaS提供商将软件托管在其分布式服务器网络上, 被称为云, 一般来说 比公司自己的服务器更安全 允许例外 可伸缩性 和可访问性.
• 维护: 维修责任, 包括更新和错误修复, 落在提供者身上, 通常会为用户节省成本并更快地部署新功能.
• 集成: api支持与其他系统的轻松集成, 定制以适应独特的业务需求, 任务自动化, 和可扩展性.
• 定制定价模式: 模型是灵活的，具有标准选项，包括基于使用、每个用户或基于功能 定价. 订阅模式消除了大量前期投资的需要.

理解实现的需要

大多数公司认为，像流行的SaaS服务Netflix和spotify一样，SaaS产品几乎不需要实现，因为它们是通过互联网交付的，应该是即插即用的. 在大多数情况下，这种假设与事实相去甚远.

尽管实现可能很复杂，但这是值得的. 例如, 我参与了一家大型拉丁美洲航空公司基于saas的航空公司核心系统的实施，该公司正在努力解决阻碍其运营和客户服务的过时遗留系统. 它需要一个可扩展的、灵活的解决方案来处理不断增长的客运量 提高效率. 实施需要周密的计划， 广泛的测试, 以及与航空公司许多团队的合作, 因为我们面临着迁移复杂数据结构的挑战, 整合各种航空模块, 确保在不中断运营的情况下无缝过渡.

但是一旦实施, SaaS核心系统使该航空公司能够简化运营并提供卓越的客户体验. 实时更新和高效的航班管理能力使该航空公司能够处理不断增加的客运量, SaaS解决方案的可伸缩性确保了它能够适应不断变化的需求.

根据我和全球同事的经验, 我整理了以下SaaS实现的最佳实践，这些实践可以帮助项目经理领导这个过程，无论公司规模或行业如何.

1. 了解挑战

I once worked on an implementation project for a midsize company that was transitioning from an outdated on-site system to a SaaS email system; implementation quickly became complex, 涉及数据迁移, 设置配置, 以及与现有客户端和设备的集成.

从这次经历中，我学到了采取战略方针和仔细考虑以下因素的必要性:

• 客户和流程风险: 实现新的SaaS解决方案可能会带来数据丢失等风险, 系统停机时间, 以及重大的工作流程变化, 所有这些都会对客户体验产生负面影响. 在转换到SaaS解决方案之前评估这些风险.
• 资源需求: SaaS实现可能是资源密集型的, 需要足够的资金, 工作人员, 基础设施, 以及技术专长. 确保这些资源可用于项目的成功完成.
• 兼容性和集成: 并非所有SaaS解决方案都与现有系统兼容或提供相同的功能. 评估的兼容性, 数据传输程序, 安全措施, 以及在决定使用SaaS之前对现有流程的影响.
• 新旧系统管理: 如果在实现新系统时，遗留系统需要保持运行, 数据完整性, 安全, 兼容性需要提前解决.

尽管面临种种挑战, SaaS系统带来了实实在在的好处, 例如增强安全性, 改进的协作, 更容易管理电子邮件. 它还提供了从任何位置或设备访问电子邮件的灵活性, 这降低了维护成本，同时允许 IT团队 聚焦战略举措.

2. 衡量成功的标准

指标在SaaS实现中起着至关重要的作用, 为流程的成功提供有价值的见解. 组织可以在此之前跟踪关键指标, 在, 并在实施后评估影响和确定改进的地方. 这种跟踪在很大程度上被许多涉及SaaS的组织所忽视. 根据 2023快照调查:SaaS和云支出优化 & 自动化64%的公司经历了计划外的SaaS支出. 造成这种浪费和低效率的主要原因是依赖于过时的流程, 许可证采购期间的预测不准确, 当许可证不再需要时，它们的退役也不够及时.

为了避免这种情况，SaaS项目经理必须密切关注以下指标:

3. 不要忘记人

SaaS项目经理面临一个共同的挑战:人们抵制变化. 引入一种新制度往往会在员工中产生恐惧和不安全感, 谁会担心它对他们的日常工作和工作保障的影响. 麦肯锡 & 公司指出来自员工和管理层的阻力 导致近70%的数字化转型计划失败. 为了缓解这个问题，我建议实施以下变更管理策略:

• 清晰、频繁地传达新系统的好处.
• 为那些还没有完全适应新流程的人营造一个支持性的环境.
• 确定愿意尝试和推广使用新工具的早期采用者. 这些早期采用者有助于在同行中建立信任和兴奋感.

在SaaS电子邮件系统实现期间, 我的团队组织了一些会议，让员工练习使用新特性和功能. 这些针对每个部门的个性化培训侧重于实际工作流程，并使其能够更快、更有效地采用.

记住，人是任何项目成功的关键:准备好提供 适当的培训 根据每个团队的具体需求量身定制.

4. 选择切换策略

项目经理可以使用 切换策略 尽量减少中断，确保平稳过渡到新系统，同时减少数据丢失或系统停机的风险. 切换计划概述了迁移数据、用户和流程所需的步骤和操作. 它还定义迁移的时间和顺序，并标识偶发事件或回滚计划.

在我为一个不断增长的销售驱动型组织实施SaaS CRM系统之前, 该公司需要在一个集中系统中管理客户数据，该系统跟踪销售活动并培养客户关系. 该解决方案必须能够随其不断扩大的客户群进行扩展，并提供实时洞察以推动销售增长. 我认为评估几种切换策略对于这个SaaS实现计划的成功至关重要, 基于组织的特定需求和风险承受能力，每个都提供了不同的好处和考虑.

通过分析不同策略的利弊, 项目经理可以根据组织目标做出明智的决定, 资源, 总体实施目标.

以下是一些常见的切换策略，包括它们的好处和风险:

• 大爆炸战略: 一次大规模切换到新的SaaS系统, 在此期间，您立即关闭旧系统. 这种策略的优点是它可以快速有效, 缩短了实施的时间. 然而，失败的风险很高，如果出现问题，也没有退路. 企业必须考虑对客户的潜在影响, 流程, 如果执行不成功，则执行操作. 新系统在实施前应经过彻底的测试，以尽量减少失败的风险.
• 并行策略: 同时运行新旧系统，直到完成转换. 这种策略降低了实现失败的风险, 因为旧系统在出现问题时可以作为后备. 然而, 它需要大量的资源, 包括充足的预算和人员, 维护这两个系统. 企业必须考虑在过渡期间保持两个系统运行所需的成本和资源.
• 分阶段策略: 按顺序迁移用户或系统，每个阶段都建立在前一个阶段的基础上. 这种策略的风险比大爆炸策略低，需要的资源也比并行策略少. 但实施起来可能需要更长时间, 在集成不同的系统时，可能会出现兼容性问题. 企业必须考虑其计划的实施时间表以及在过渡期间对运营的潜在影响.
• 增量策略: 迁移是分阶段完成的，通常是按功能完成的. 这一战略允许更灵活的迁移过程，并减少在过渡期间对业务产生重大影响的风险. 缺点是在小块中管理迁移过程需要大量的资源, 包括钱和人. 企业必须考虑实施所需的成本和资源，以及在过渡期间对运营的潜在影响.
• 混合策略: 根据情况的适宜性，将两种或两种以上的策略结合起来. 例如, 混合策略可能包括针对关键系统的大爆炸策略和针对不那么关键的系统的分阶段策略. A 混合策略 允许项目经理根据业务需要调整他们的方法, 降低风险，提高效率. 它需要不同团队之间的仔细规划和协调，以确保无缝过渡.

对于SaaS CRM实现，我们采用了分阶段转换策略. 这允许我们按顺序迁移销售团队和客户数据, 最大限度地减少对正在进行的操作的中断，并支持逐步采用SaaS CRM功能. 分阶段的方法使我能够有效地管理将新系统与现有业务流程和第三方应用程序集成的复杂性.

在比较这些迁移切换策略时, 始终考虑对业务的潜在影响, 比如风险等级, 所需的资源, 兼容性和功能集成, 以及管理两个系统的操作复杂性.

下表比较了切换策略及其影响:

记住要考虑迁移后的稳定时间. 在此期间，密切监控新系统是至关重要的，这样它就可以按预期工作，任何错误或不可预见的问题都可以及时解决. 使用回滚策略可以帮助缓解在稳定期间发现的问题.

实现SaaS解决方案对于公司在当今的数字环境中保持竞争力至关重要. saas可伸缩性的好处, 成本效益, 对分布式团队的支持是不可否认的. 然而, 从遗留系统过渡到SaaS系统可能会对数据迁移等任务产生重大影响, 集成, 改变管理.

为了应对这些挑战, 项目经理需要了解SaaS实现的复杂性, 包括评估风险, 资源需求, 和兼容性, 管理新旧系统. 他们还必须考虑通过关键指标来衡量成功, 通过变更管理策略解决人为因素, 选择正确的切换策略，尽量减少干扰，确保平稳过渡. 如果您还没有制定SaaS实施计划, 将此视为打开这一革命性软件交付模型的钥匙.